Was ist Datenarchivierung? Entdecken Sie die besten Lösungen zur Datenarchivierung, erfahren Sie, wie sich diese auf die Datenaufbewahrung auswirkt und sehen Sie sich spezifische Anwendungen wie die E-Mail-Archivierung an.
Ähnlich wie der Inhalt dieser staubigen Kisten, die Ihre Garage überladen, verlieren auch digitale Daten an Nutzen, wenn sie veraltet sind und ihre Relevanz in Vergessenheit gerät. Mit fortschreitendem Geschäftsbetrieb und Wachstum erfasst jedes Unternehmen Daten, die nicht mehr benötigt werden – entweder weil sie veraltet, abgelaufen oder einfach irrelevant sind – und verbraucht dennoch wertvolle Speicher- und Verwaltungsressourcen. Letztlich stellt sich die Frage: Was tun Sie mit inaktiven Daten, insbesondere wenn sich ein Teil aus Compliance- und Auditgründen nicht löschen lässt? Woher wissen Sie, welche Daten Sie wie lange aufbewahren müssen?
Hier kommt die Datenarchivierung ins Spiel. Eine effektive Datenarchivierungsstrategie kann nicht nur Compliance gewährleisten, sondern auch Speicherkosten reduzieren, die Systemperformance verbessern und das Datenmanagement flächendeckend vereinfachen.
In diesem Leitfaden untersuchen wir, was Datenarchivierung ist, warum sie einen kritischen Schritt im Datenlebenszyklus-Management-Prozess darstellt und wie sie sich von der herkömmlichen Datensicherung unterscheidet. Wir behandeln auch, welche Datentypen archiviert werden sollten, und Best Practices zur Datenarchivierung.
Datenarchivierung bezieht sich auf den Prozess des Verschiebens von nicht mehr aktiv genutzten Daten in ein separates Speichersystem zur langfristigen Aufbewahrung von Daten. Sie wird manchmal als Enterprise Information Archiving (EIA) bezeichnet, da sie eine umfassendere Strategie für das Management des Datenlebenszyklus eines Unternehmens beinhaltet.
Mit einer Datenarchivierungsstrategie erhalten Unternehmen das Beste aus beiden Welten: Sie können bei Bedarf weiterhin auf inaktive Daten zugreifen und diese speichern, ohne dass sie aktiven Speicherplatz oder benötigte Ressourcen belegen.
Sowohl Datensicherungen als auch Datenarchive sind für die Datenmanagement-Strategie eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Es ist jedoch wichtig, den Unterschied zwischen beiden zu verstehen. Kurz gesagt: Backups dienen der kurzfristigen Speicherung aktiver Daten für den Fall, dass eine Datenwiederherstellung erforderlich ist. In einem typischen Unternehmen werden alle Daten gesichert. Umgekehrt werden Datenarchive zur langfristigen Speicherung inaktiver, aber dennoch wichtiger Daten genutzt, die in Zukunft benötigt werden. Die Datenarchivierung kann kritischeren oder sensibleren Daten vorbehalten sein, wie z. B. abgelaufenen Verträgen oder Transaktionsdatensätzen, Auditprotokollen und Ergebnissen historischer Marketingkampagnen.
Bei einem Datensicherungsprozess werden Kopien aktiver Daten an anderer Stelle gespeichert, um bei Datenverlust, Beschädigung oder Unzugänglichkeit die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Eine Datensicherung speichert Daten in der Regel genau so, wie sie in der ursprünglichen Datei, Datenbank oder dem Server vorhanden sind. Um die Daten abzurufen – die nur selten indexiert werden –, müssen Sie die spezifische Version der Daten und ihren Speicherort kennen.
Datenarchive hingegen speichern kritische, aber nicht aktiv benötigte Daten indexiert. So können Benutzer:innen die Daten intelligenter abrufen, indem sie Suchparameter wie Schlüsselwörter innerhalb des Inhalts einer Datei, ihres Autors oder ihrer Herkunft verwenden.
Strategische Archivierung beginnt mit der Bestimmung, welche Daten nicht mehr regelmäßig benötigt werden, sondern in Zukunft für rechtliche, historische oder andere analytische Zwecke benötigt werden. Hier einige Datenkategorien, die für die Archivierung am besten geeignet sind:
Viele Rechtsordnungen schreiben vor, dass Unternehmen Finanzaufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und Steuern zu erheben. Archivierte Daten können auch für historische Analysen verwendet werden, um frühere Anomalien, einschließlich Betrug, zu identifizieren.
Durch die Archivierung vergangener Projektdaten wird Speicherplatz für aktuelle Projekte frei und historisches Wissen für zukünftige Projekte bewahrt. Unternehmen können beispielsweise auf das Archiv zugreifen, um den Erfolg vergangener Projekte zu analysieren oder herauszufinden, wie sich das Corporate Branding im Laufe der Zeit entwickelt hat.
Viele Gesetze auf Bundes- und Landesebene schreiben vor, dass Unternehmen ihre Gehaltsabrechnung und die Unterlagen der Gleichstellungskommission (Equal Employment Opportunity Commission, EEOC) für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren müssen. Diese Aufzeichnungen können wichtige Belege für Steuerprüfungen, Prozesse oder Untersuchungen liefern. Neben rechtlichen Gründen und Compliance-Gründen können archivierte Personaldatensätze auch wichtig sein, um das institutionelle Wissen eines Unternehmens zu bewahren, einschließlich historischer Daten zu Schulungen und Richtlinien.
Durch die Archivierung von E-Mails wird nicht nur Speicherplatz frei und die Performance verbessert, sondern es ist auch in einigen bundesstaatlichen und staatlichen Gesetzen vorgeschrieben, darunter Sarbanes-Oxley (SOX) und HIPAA, für viele regulierte Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und öffentliche Unternehmen.
Inaktive Datenbanken sollten in der Regel archiviert werden, um Speicherplatz freizugeben und die Performance aktiver Datenbanken zu optimieren.
Mit dem exponentiellen Wachstum der Daten in der heutigen digitalen Wirtschaft ist die Datenarchivierung für fast jedes Unternehmen eine wesentliche Komponente des Datenmanagements. Sie ist insbesondere für jede Branche von entscheidender Bedeutung, die der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterliegt. Und selbst wenn Ihr Unternehmen nicht gesetzlich verpflichtet ist, bestimmte Aufzeichnungen zu führen, ist es immer eine kluge Idee, Finanzaufzeichnungen für potenzielle Audits und Analysen zu führen.
Ein weiterer Grund für die Archivierung ist, dass sie Unternehmen in der Regel Geld spart. Indem Unternehmen inaktive Daten zu kosteneffizienteren Speichern verschieben, können sie die Primärspeicherkosten senken und die Performance alltäglicher IT-Systeme verbessern.
Eine solide Datenarchivierungsstrategie bietet viele Vorteile. Hier einige der wichtigsten Vorteile, die Unternehmen häufig nennen:
Archivierte Daten werden in der Regel auf kostengünstigere Speichergeräte verlegt, deren Verwaltung weniger Ressourcen erfordert.
Das Speichern und Verarbeiten großer Datenmengen verlangsamt Systeme: Die Indexierung von einer Milliarde Dokumenten ist viel langsamer als die Indexierung von hundert Millionen, die vernünftigerweise benötigt werden könnten. Die Archivierung inaktiver Daten reduziert die Abfragebelastung, beschleunigt den Datenabruf und optimiert die Gesamtperformance. Darüber hinaus werden Datensicherungen beschleunigt, da nicht ständig unnötige Kopien inaktiver Daten gespeichert werden müssen.
Durch die Trennung von inaktiven und aktiven Daten müssen Sie einfach weniger Daten verarbeiten. Dies erleichtert die Verwaltung des Speicherbedarfs, verbessert die Datensicherheit und verbessert die Verwaltung von Data-Governance-Richtlinien.
Einige Daten dürfen aus rechtlichen und Compliance-Gründen nicht gelöscht werden. Durch das Verschieben inaktiver Daten in ein Archiv wird sichergestellt, dass diese sicher aufbewahrt werden und für gesetzliche und regulatorische Compliance-Anforderungen sowie für Audits verfügbar bleiben.
Wenn es darum geht, eine effektive Datenarchivierungsstrategie zu entwickeln und aufrechtzuerhalten, sollten Sie hier einige Best Practices beachten:
Ihre Datenaufbewahrungsrichtlinie sollte klar definieren, welche Daten aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Compliance-Richtlinien und Geschäftsanforderungen aufbewahrt, archiviert oder gelöscht werden müssen. Richten Sie klare Richtlinien dafür ein, wann Daten archiviert werden sollen, wie lange sie archiviert werden sollen und wann sie aus dem Archiv gelöscht werden müssen.
Sie können die Effizienz des Datenmanagements steigern und das Leben allgemein erleichtern, indem Sie den Archivierungsprozess automatisieren, wo dies möglich ist. Die manuelle Archivierung ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, während die Automatisierung so konfiguriert werden kann, dass Daten für die Archivierung identifiziert, verschoben und verfolgt werden können, indem vordefinierte Regeln festgelegt werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler im Archivierungsprozess.
Archivierte Daten müssen genauso geschützt werden wie Ihre aktuellen Daten. Wählen Sie hierzu eine Datenarchivierungslösung mit starken Sicherheitsfunktionen und schränken Sie den Zugriff auf archivierte Daten ein, indem Sie Benutzerrollen und Berechtigungen entsprechend definieren. Archivierte Daten müssen auch richtig indexiert werden, um die Durchsuchbarkeit und den Abruf zu erleichtern.
Stellen Sie sicher, dass Ihre archivierten Daten jederzeit verfügbar sind. Eine Möglichkeit hierzu sind regelmäßige Tests, um die Compliance-Bereitschaft zu gewährleisten und zu beantworten, ob die benötigten Daten schnell gefunden werden können.
Eine universelle Datenarchivierungslösung gibt es nicht. Es gibt verschiedene Ansätze, die Sie in Betracht ziehen sollten, wobei jeder von ihnen auf Ihre Geschäftsanforderungen und die Art der Daten abhängt, die Ihr Unternehmen verwaltet.
Hier einige der häufigsten Arten von Datenarchivierungsoptionen:
Diese Arten von Archivierungslösungen eignen sich am besten für die Aufbewahrung strukturierter Transaktions- oder Mitarbeiterdatensätze von Plattformen wie Personal-, CRM- und ERP-Systemen, die nicht mehr routinemäßig benötigt werden, sondern aufbewahrt werden müssen.
Diese eignen sich am besten zur Archivierung unstrukturierter Daten, darunter E-Mail-Threads und -Anhänge, Dokumente und Tabellen, im Falle von Audits oder rechtlichen Anfragen. Die meisten bieten integrierte Indexierungs- und Suchfunktionen für einen einfachen Abruf.
Cloudbasierte Archivierungslösungen sind in der Regel kostengünstiger und skalierbarer als On-Premises-Optionen, ermöglichen Fernzugriff und bieten gleichzeitig automatisiertere Verwaltungstools. On-Premises-Lösungen erfordern in der Regel mehr praktische Wartung, bieten aber möglicherweise mehr Kontrolle und Sicherheit.
Durch die Kombination von Cloud- und On-Premises-Funktionen bieten hybride Archivierungslösungen das Beste aus beiden Welten und schaffen ein optimales Gleichgewicht zwischen Kosten, Kontrolle, Sicherheit und Performance. Diese flexiblen Lösungen eignen sich am besten für Unternehmen, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über mehrere Regionen hinweg verwalten müssen, und für Unternehmen, die gerade von Altsystemen wechseln.
Wie wählt man bei so vielen Archivierungstools das richtige für die Anforderungen Ihres Unternehmens aus? Hier einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Bewertung von Datenarchivierungstools und Fragen berücksichtigen sollten, die Sie jedem Anbieter stellen sollten:
Bietet die Lösung automatisierte Funktionen und Planungsfunktionen, um die manuelle Archivierung überflüssig zu machen?
Verfügt sie über fortschrittliche Indexierungs- und Suchfunktionen, um den Datenabruf schneller und effizienter zu gestalten?
Bietet die Lösung starke Verschlüsselungsfunktionen, strenge Zugriffskontrollen und andere Sicherheitsfunktionen, um gesetzliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen?
Funktioniert es mit Ihren vorhandenen Systemen und der Art der Daten, die Sie archivieren müssen?
Da der Datenlebenszyklus für die meisten Unternehmen immer komplexer wird, ist die Datenarchivierung nicht mehr nur eine einfache IT-Aufgabe, sondern eine strategische Notwendigkeit, die das Datenmanagement modernisiert. Während die Datenarchivierung in Branchen, die regulatorischen Compliance-Vorschriften unterliegen, von entscheidender Bedeutung ist, muss praktisch jedes Unternehmen bestimmte inaktive Daten – Transaktionsdaten, Mitarbeiterakten, E-Mails oder alte Projektdaten – für historische, rechtliche oder Auditzwecke aufbewahren.
Indem Unternehmen inaktive Daten in Archive verschieben, können sie Speicherplatz für aktuelle Daten freigeben und gleichzeitig die Systemleistung optimieren, was wiederum Backups und Notfallwiederherstellung beschleunigt. Wenn sie genau definiert ist, ist eine Unternehmensarchivierungsstrategie ein grundlegender Bestandteil eines ausgereiften und nachhaltigen Datenökosystems.
Hier einige Best Practices für Datenspeicherung und -archivierung:
Entwickeln Sie eine formelle Datenaufbewahrungsrichtlinie, die klar definiert, welche Daten auf der Grundlage gesetzlicher oder behördlicher Compliance-Richtlinien und Geschäftsanforderungen aufbewahrt, archiviert oder gelöscht werden müssen. Richten Sie klare Richtlinien dafür ein, wann Daten archiviert werden sollen, wie lange sie archiviert werden sollen und wann sie aus dem Archiv gelöscht werden müssen.
Automatisieren Sie den Archivierungsprozess, um die Effizienz des Datenmanagements zu steigern. Automatisierung kann eingerichtet werden, um Daten für die Archivierung zu identifizieren, zu verschieben und zu verfolgen, indem vordefinierte Regeln basierend auf Datentyp, Alter, Besitzer und mehr festgelegt werden.
Sichern Sie den Schutz Ihrer archivierten Daten, indem Sie sich für eine Archivierungslösung mit integrierten starken Sicherheitsfunktionen entscheiden. Beschränken Sie den Zugriff auf archivierte Daten, indem Sie entsprechende Benutzerrollen und Berechtigungen definieren.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre archivierten Daten indexiert sind, um bei Bedarf leichter auffindbar und abrufbar zu sein.
Führen Sie regelmäßige Tests durch, um sicherzustellen, dass die archivierten Daten konformitätsbereit sind und schnell auffindbar und abrufbar sind.
Es gibt viele Archivierungslösungen, die für Datenbanken geeignet sind und speziell für die Archivierung der strukturierten Transaktionsdatensätze entwickelt wurden, die auf diesen Arten von Plattformen gespeichert sind. Diese Lösungen ermöglichen sichere Archivierung, optimierte Speicherung und vollständige Kontrolle über historische Datensätze bei gleichzeitiger Gewährleistung von Compliance, Kosteneffizienz und langfristiger Verfügbarkeit.
Eine Datenarchivierungsstrategie beginnt mit klar definierten Zielen, die Richtlinien festlegen, welche Daten wie lange archiviert werden müssen. Priorisieren Sie bei der Bewertung von Datenarchivierungslösungen Sicherheits- und Zugriffskontrollen, Indexierungsfunktionen für einfacheren Datenabruf und Automatisierungsfunktionen, um den manuellen Aufwand zu minimieren. Eine letzte wichtige Komponente für eine erfolgreiche Datenarchivierungsstrategie sind regelmäßige Tests. So wird sichergestellt, dass auf archivierte Daten zugegriffen werden kann, wenn dies für Regulierungs- oder Auditzwecke erforderlich ist.
