Qu'est-ce que la gestion des données ? Tout ce qu’il faut savoir

Découvrez ce qu'est la gestion des données et en quoi elle se distingue de notions connexes telles que la gouvernance et la propriété des données. Abordez les différents types de data stewards, l'importance de leur travail, divers cas d'usage de la gestion des données en entreprise et les types d'outils et de plateformes de gestion des données.

Les entreprises ne cessent de collecter toujours plus d'informations, et la gestion de ces données s’est imposée comme une pratique essentielle.

Les data stewards aident à garantir l'accessibilité, la fiabilité et la sécurité des données en servant de passerelle entre les politiques de gouvernance des données d'une entreprise et leur mise en œuvre effective. Une approche claire et structurée de la gestion de la qualité des données permet de transformer les données brutes en ressources stratégiques, au profit d’une plus grande efficacité opérationnelle, d’une prise de décision plus rapide et d’une meilleure conformité réglementaire.

La gestion des données est un ensemble de pratiques qui aident à superviser les données d'une entreprise, afin de s'assurer que celles-ci restent accessibles, sécurisées et de grande qualité. Les pratiques de gestion des données sont normalement alignées sur les politiques de gouvernance des données d'une entreprise et couvrent tous les aspects du cycle de vie des données, de leur création et de leur utilisation, à leur stockage et à leur suppression.

Alors que la gouvernance des données traite des frameworks politiques généraux, la gestion des données relève davantage des opérations et concerne principalement l’exécution de ces politiques. Le rôle des data stewards est de mettre en œuvre la gouvernance des données en menant des activités telles que la gestion des métadonnées, la documentation des règles métiers et la conformité. Ils servent d’ambassadeurs des données entre les équipes data techniques et les utilisateurs métiers et favorisent ainsi une culture collaborative axée sur les données dans l’ensemble de l’entreprise.

En tant que gardiens désignés des données d'une entreprise, les data stewards sont chargés de gérer et de protéger ces précieuses ressources. C’est un rôle qui nécessite à la fois une expertise technique et des connaissances métiers.

Les data stewards ont entre autres comme responsabilité de définir et mettre à jour des normes de qualité, et d’établir des définitions concordantes pour les données et de s'assurer qu'elles sont correctement utilisées dans toute l'entreprise. Un data steward gère également les métadonnées et les données de référence (des données sur les données), ainsi que leur traçabilité, leurs transformations et leur circulation dans l’entreprise.

En plus de ce rôle de supervision concrète, de nombreux data stewards jouent un rôle de défenseur des données au sein de leur entreprise, en formant leurs collègues aux principes de gouvernance des données et au traitement approprié des données.

En contribuant à maintenir des niveaux élevés de qualité, de disponibilité et de protection de la confidentialité des données, les data stewards permettent aux entreprises d’exploiter leurs données de manière stratégique tout en minimisant les risques réglementaires et réputationnels.

Il existe plusieurs types de data stewards, chacun spécialisé dans un domaine ou une fonction spécifique :

Business data stewards

Les business data stewards possèdent une grande expertise dans un domaine et sont spécialisés dans la gestion des données au sein de fonctions stratégiques spécifiques comme les ventes, le marketing ou les ressources humaines. Ils collaborent avec les parties prenantes de ces services pour convenir des définitions des données, définir des indicateurs de qualité et s’assurer que les opérations quotidiennes sont conformes aux politiques de gouvernance pertinentes.

Technical data stewards

Les technical data stewards mettent au service de leur rôle leur expertise approfondie des systèmes et technologies de données, notamment leur expérience des bases de données, des data warehouses, des pipelines ETL et des plateformes d’intégration. Ils mettent en place des contrôles techniques de qualité des données, entretiennent des systèmes et des architectures de données et assurent la sécurité des mouvements de données entre les plateformes.

Operational data stewards

Les operational data stewards gèrent les tâches quotidiennes associées aux données, telles que le suivi des indicateurs de qualité, la mise à jour de la documentation et la résolution des problèmes liés aux données. Ils jouent un rôle stratégique dans la recherche et la résolution des problèmes de qualité des données en amont avant qu’ils n’aient un impact négatif sur les opérations stratégiques.

Metadata stewards

Les metadata stewards sont chargés de gérer et de maintenir les métadonnées, c’est-à-dire des données qui décrivent d’autres données. Ils enregistrent les détails de la création des métadonnées, évaluent leur qualité et s’assurent de leur exactitude, ce qui aide les utilisateurs de l’entreprise à comprendre les données avec lesquelles ils travaillent et à s’y fier.

La gestion des données apporte une valeur stratégique aux entreprises qui s’appuient de plus en plus sur des données précises pour prendre leurs décisions et mener leurs initiatives d’IA. Le travail des data stewards peut améliorer considérablement la qualité, la précision et la fiabilité des données, de façon à aider les entreprises à limiter les erreurs et à gagner en efficacité opérationnelle.

En outre, les data stewards aident les entreprises à se conformer aux fréquentes modifications des réglementations en matière de confidentialité des données, grâce à des classifications de sécurité, des contrôles d'accès et une documentation des pratiques de traitement des données.

La gestion des données a également un effet bénéfique sur la culture d’une entreprise autour des données, car les data stewards facilitent la communication entre les équipes techniques et les parties prenantes non techniques. Cela permet d’éliminer les silos organisationnels et de s’assurer que les données sont utilisées de manière appropriée par chaque équipe.

La gestion des données sert de base à des initiatives d’IA responsable, qui nécessitent des quantités massives de données de grande qualité. Les data stewards jouent un rôle clé pour s’assurer que l’IA fonctionne efficacement, est conforme aux réglementations et respecte les normes éthiques.

La gouvernance et la gestion des données ne désignent pas deux concepts identiques, même si ceux-ci sont étroitement liés et complémentaires.

La gouvernance des données se concentre sur le développement de politiques, de normes et de procédures qui guident la gestion des données au sein d’une entreprise. Il s’agit d’une fonction de haut niveau qui s’occupe de la supervision et de l’établissement de règles formelles sur des questions telles que la propriété des données, la sécurité, la confidentialité et l’utilisation acceptable. Les politiques et décisions de gouvernance des données sont normalement prises au niveau de la direction.

La gestion des données implique l'exécution pratique du framework de gouvernance d'une entreprise. Les data stewards s’assurent que les principes du framework de gouvernance sont respectés par la mise en œuvre de règles, la surveillance de la conformité et la résolution des problèmes de qualité des données.

Ces deux pratiques sont essentielles : la gouvernance des données fournit la feuille de route et la gestion des données s’assure que l’entreprise la respecte.

L’élaboration et la mise en œuvre d’un programme de gestion des données peuvent présenter plusieurs défis :

Manque de responsabilités claires

Quand on ne sait pas vraiment qui est responsable de quelles données, cela peut donner lieu à des pratiques incohérentes et à une mauvaise gestion des données. Le département IT peut supposer que chaque unité commerciale gère ses propres données, tandis que ces mêmes utilisateurs non techniques peuvent penser que c’est le département IT qui s’en charge. Quand cette ambiguïté sur la propriété des données règne, des données stratégiques peuvent être mal gérées, voire pas gérées du tout.

Résistance au changement et à l’adoption

Le déploiement d’une initiative de gestion des données peut en véritable exercice de gestion du changement : des résistances internes peuvent apparaître lors de l'adoption de nouvelles politiques et responsabilités. Les unités commerciales peuvent avoir le sentiment de perdre en autonomie, et certains collaborateurs peuvent rechigner à alourdir encore leur charge de travail en se voyant attribuer de nouvelles tâches à réaliser. Un soutien indéfectible de la direction et une communication claire sur les avantages d’un programme efficace de gestion des données sont nécessaires pour surmonter cette résistance culturelle.

Données fragmentées entre les systèmes

Les silos de données sont préjudiciables à toute entreprise, mais ils sont particulièrement difficiles à gérer pour les data stewards, qui doivent faire face à une répartition complexe des données entre plusieurs systèmes, plateformes et même feuilles de calcul. Il devient alors difficile pour les data stewards d’avoir une vue unifiée des données qu’ils sont censés gérer.

Formation et ressources limitées

Les data stewards ont besoin d’une formation appropriée pour faire leur travail efficacement, mais les entreprises sous-estiment souvent le temps et les ressources nécessaires pour être à la hauteur de cette tâche. Les data stewards doivent être correctement formés dans des domaines tels que les politiques de gouvernance des données et les principes de gestion des données. En l’absence d’une formation et d’outils appropriés, les data stewards peuvent avoir du mal à s’acquitter de leurs responsabilités, en particulier si cette mission leur a été confiée en plus de leur charge de travail existante.