Hochschulen müssen viele verschiedene Aufgaben parallel im Blick behalten und erledigen, und die Universität Birmingham ist da keine Ausnahme. Nach einer schweren Pandemie ist die digitale Transformation notwendiger denn je. Zur besseren Versorgung von Personal, Studierenden und Forschenden musste die Universität ihre Datenleistung modernisieren – und entschied sich dabei für die Snowflake Data Cloud.

Als Hochschule, die immer wieder zu den 100 besten der Welt gezählt wird, zieht die Universität Birmingham Studierende, Angestellte und Forschende aus der ganzen Welt an, die hier lernen, lehren und zusammenarbeiten. 

Die Universität hat es sich zum Ziel gesetzt, innerhalb der nächsten 10 Jahre zu den Top 50 zu gehören. Um dies möglich zu machen, wollte die Universität datengestützte Erkenntnisse dazu nutzen, die Leistung von Studierenden zu fördern und zu verbessern sowie ein effizienteres und angenehmeres Lern- und Arbeitsumfeld zu schaffen. Für eine derart große Organisation mit so vielen Abteilungen und Beteiligten war das eine gewaltige Aufgabe.

Isolierte Abteilungsdaten ohne Single Source of Truth

Ohne Single Source of Truth gestalteten sich Versionskontrolle und Datenmanagement kompliziert. „Es wurden mehrere Versionen derselben Daten genutzt und jeweils leicht verändert“, erklärt Julian Kobylarz, Business Intelligence Development Manager der Universität Birmingham. „Durch diese Datensilos entstand eine negative Einstellung gegenüber Daten. Dem eigentlichen Betrieb der Universität konnte nicht die nötige Aufmerksamkeit geschenkt werden.“

Die Daten der Universität Birmingham lagen in mehreren Systemen vor – allein in der IT-Abteilung etwa an 450 verschiedenen Stellen. „Es war schwierig, hunderte Systeme zusammenzufügen, um eine ganzheitliche Ansicht der Universitätsdaten zu schaffen, die alle Anforderungen erfüllt“, so Kobylarz.

Die Universität merkte, dass viele Angestellte nicht auf die nötigen präzisen Daten zugreifen konnten, um Studierenden und Mitarbeitenden bestmöglich zu helfen. In vielen Fällen baten Teammitglieder ihre Mitarbeitenden um exportierte Excel-Tabellen, um ihre Aufgaben erledigen zu können.

Nicht nur der Zugriff auf Daten bereitete Probleme. Darüber hinaus war die Universität auch um Datenwachstum besorgt. Die Business-Intelligence-Plattform und das Data Warehouse, die bisher genutzt wurden, waren nicht skalierbar. Große Datasets konnten nicht schnell verarbeitet werden und die Performance war begrenzt. Das Personal musste Erkenntnisse unter großem Zeitaufwand manuell aus unübersichtlichen Daten auslesen.

Mit dem Beginn der Pandemie wurde dem IT-Team der Universität die Notwendigkeit der digitalen Transformation schmerzhaft bewusst. „Es war ein großer Schock für die Universität“, erinnert sich Tim Packwood, IT Innovation Manager der Universität Birmingham. „Wie viele andere Hochschulen haben auch wir lange Zeit in unseren Campus investiert, aber Investitionen in die digitale Transformation vernachlässigt.“

Neue Datenplattform und umfassender Support

Das Team brauchte eine Lösung, um der Dynamik der Universität langfristig gerecht zu werden. 48 verschiedene Technologieplattformen wurden hierfür verglichen – und die Wahl fiel schließlich auf die Snowflake Data Cloud.

„Wir machten uns Gedanken über unsere Digitalstrategie und die dafür nötigen Grundlagen“, so Kobylarz. „Die präzise Berichterstattung und die Trennung von Rechenressource und Speicher setzte Snowflake wirklich von der Konkurrenz ab.“ Auch die Automatisierung und Elastizität, die die Plattform bietet, waren ein wichtiger Grund für unsere Entscheidung. Außerdem war Snowflake kosteneffizient. „Es war für uns die beste Wahl“, fügt er hinzu. „Zusätzlich deutete viel darauf hin, dass Snowflake benutzerfreundlich ist.“

Die Universität führte mit Snowflake einen Machbarkeitsnachweis für Learner Analytics durch, bei dem Daten zu Studierenden gesammelt und analysiert wurden, um ihre Leistungen zu verbessern. Jetzt können Bereiche mit Verbesserungspotenzial bestimmt und gezielte Maßnahmen zur Unterstützung der Studierenden umgesetzt werden. „Der Machbarkeitsnachweis verlief sehr gut“, erzählt uns Kobylarz. „Von der Idee bis zur Lieferung der ersten Daten-Assets vergingen nur drei Monate.“

Im März 2021 konnte das Team dann mithilfe von Snowflakes Professional-Services-Team schnell an den Start gehen. „Eine so gute und aufschlussreiche Einweisung hatte ich selten“, schwärmt Packwood. „Das Team hat uns durchgehend hervorragend unterstützt, uns zum Vorausdenken angeregt und uns mit anderen Leuten und Kund:innen bekannt gemacht.“

„Das Training war genau auf uns zugeschnitten“, fügt Kobylarz hinzu. „Das Team von Snowflake nahm sich am Ende jedes Tages Zeit für eine Nachbesprechung und passte seine Einweisung an die Anforderungen unseres Teams an.“

Mittlerweile nutzt das Team Snowflake in drei weiteren wichtigen Bereichen. Für das Forschungsdatenmanagement ist die Fähigkeit, große Mengen an Forschungsanwendungen, Auszeichnungen und Ergebnisdaten in der Data Cloud speichern zu können, wichtig. Dadurch können Professional-Services-Teams jetzt Daten problemlos in einer sicheren, skalierbaren Umgebung abrufen und analysieren.

Die Universität nutzt Snowflake auch für die Finanzanalytik, um Finanzdaten zu speichern und zu analysieren. So kann das Team datenbasierte Entscheidungen zu Budgets und Ressourcenzuweisung treffen. Und weil Snowflake auch für die Analyse von Betriebsdaten (z. B. im Gebäudemanagement) eingesetzt wird, kann es hier die betriebliche Analytik und Effizienz verbessern.

„Ein Vorteil der Plattform ist ein enormes Maß an Agilität“, erklärt Kobylarz. „Wann auch immer jemand ein Projekt anstoßen will, wir sind bereit.“

Ergebnisse für Angestellte, Studierende und Forschende

Mit der Snowflake Data Cloud hat das IT-Services-Team der Universität Birmingham neue Fähigkeiten erschlossen, die mit der alten Infrastruktur unmöglich gewesen wären. Dazu gehören IoT, regulatorische Berichterstattung, Visualisierungen sowie sicheres, schnelles Data Sharing. „Wir können fast unendlich viele Daten verarbeiten“, so Kobylarz. „Alle Zugriffskontrollen sind aktiv, und wir können Daten auf äußerst schnelle Art und Weise nutzen. Egal, ob die Daten strukturiert, unstrukturiert oder semistrukturiert sind: Wir können sofort damit arbeiten.“

„Die jetzt mögliche Analytik wäre mit der alten Infrastruktur undenkbar gewesen“, erklärt Packwood. „Dieser Rückstand wurde aufgeholt.“ 

„In einer Universität reichen die Anfragen von ‚Könnt ihr mir diese Excel-Tabelle hochladen?‘ bis ‚Ich habe ein riesiges Internet-of-Things-Projekt auf dem Tisch, für das ständig neue Dinge reinkommen – schafft ihr das?‘ Mit Snowflake kann ich jetzt sagen: Ja“, berichtet Kobylarz.

Die Einführung von Snowflake hatte große Auswirkungen auf die IT-Services-Abteilung und ihre Fähigkeit, Menschen in der Universität zu unterstützen. So hilft etwa Learner Analytics Akademiker:innen dabei, Muster in erfolgreichen Aktivitäten zu erkennen, gut funktionierende Bereiche zu identifizieren und diese zum Vorteil der Studierenden in der gesamten Universität umzusetzen.

„Wir können jetzt Trends betrachten, zum Beispiel ob jemand unter den Professor:innen den Studierenden mehr Videos zeigt als ein:e Kolleg:in. Wenn diese Studierenden dann 10 % bessere Noten haben, kann das bedeuten, dass Studierende Videos besser verarbeiten können als Lehrbücher“, schildert Kobylarz.

Eine neue Universitätskultur für eine datenbasierte Zukunft

Kobylarz, Packwood und der Rest des Teams wollen die Plattform in Zukunft so einsetzen, dass auch IT-Laien an der gesamten Universität davon profitieren können. Durch gute Schulungen und den jeweils richtigen Datenzugriff für jeden soll sie so zu einem wesentlichen Teil der Universitätskultur werden.

Für bessere strategische Entscheidungsfindung will das Team zudem effiziente und skalierbare Self-Service-Plattformen für Unternehmensdaten und Analytics schaffen. Mithilfe dieser kann auf kontinuierliche Weise für eine höhere Datenqualität, mehr Wertschöpfung und verbesserte Optimierung gesorgt werden.

„Ohne Daten gibt es keine digitale Transformation“, erklärt Packwood. „Und Snowflake ist ein integraler Bestandteil davon. Jetzt müssen wir dafür sorgen, dass die Universität ihre Kultur auf Grundlage ihrer Daten entwickeln kann. Die wahre Stärke von Snowflake liegt darin, unsere komplexe Organisation in der Plattform abzubilden und zu planen. Ich hoffe, dass sie sich in den nächsten Jahren zum Zentrum eines Ökosystems entwickeln wird.“