¿Qué es la administración de datos? Todo lo que necesitas saber

Descubre qué es la administración de datos y en qué se diferencia de conceptos relacionados, como la gobernanza o la propiedad de los datos. Conoce los diferentes tipos de administradores de datos, por qué su trabajo es importante, varios casos de uso de administración de datos en una organización y tipos de herramientas y plataformas de administración de datos.

A medida que las organizaciones siguen recopilando volúmenes de datos empresariales nunca vistos, la práctica de la administración de datos se ha vuelto esencial para la gestión de datos moderna.

Los administradores de datos ayudan a garantizar que los activos de datos sigan siendo accesibles, fiables y seguros al servir de puente entre las políticas de gobernanza de datos de una organización y su implementación efectiva. Tener un enfoque claro y estructurado para gestionar la calidad de los datos permite transformar los datos sin procesar en un activo estratégico, lo que impulsa una mayor eficiencia operativa, una toma de decisiones más rápida y un mejor cumplimiento normativo.

La administración de datos es un conjunto de prácticas de gestión de datos que ayudan a supervisar los activos de datos de una organización y garantizan que sigan siendo accesibles, seguros y de alta calidad. Las prácticas de administración de datos suelen estar alineadas con las políticas de gobernanza de datos de una organización y abarcan todos los aspectos del ciclo de vida de los datos, desde su creación y uso hasta su almacenamiento y eliminación.

Mientras que la gobernanza de datos se ocupa de los marcos de políticas de alto nivel, la administración de datos es más operativa y se centra principalmente en la ejecución de dichas políticas. La función del administrador de datos es implementar la gobernanza de datos mediante la realización de actividades como la gestión de metadatos, la documentación de las reglas empresariales y la garantía del cumplimiento. Actúa como una especie de embajador de datos entre los equipos técnicos de datos y los usuarios empresariales, lo que ayuda a fomentar una cultura colaborativa y basada en datos en toda la organización.

Como guardianes designados de los datos de una organización, los administradores de datos son responsables de gestionar y proteger sus valiosos activos de datos. Es una función que exige tanto conocimientos técnicos como visión de negocio.

Las principales responsabilidades de un administrador de datos incluyen definir y mantener los estándares de calidad de los datos, establecer definiciones de datos coherentes y garantizar que los datos se usen correctamente en toda la organización. También gestionan los metadatos y los datos de referencia (datos sobre los datos) y documentan el linaje y las transformaciones de datos, así como la forma en que los datos fluyen por la organización.

Además de supervisar los datos en sí, muchos administradores de datos desempeñan una función de liderazgo en lo relativo a estos recursos en su organización, ya que forman y asesoran a sus compañeros sobre los principios de la gobernanza de datos y su manejo adecuado.

Al ayudar a mantener altos niveles de calidad de los datos, disponibilidad y protección de la privacidad, los administradores de datos permiten que las organizaciones saquen partido a sus activos de datos de forma estratégica, al tiempo que minimizan los riesgos normativos y de reputación.

Existen diversos tipos de roles de administración de datos, cada uno especializado en un dominio o una función específicos:

Administradores de datos empresariales

Los administradores de datos empresariales poseen una amplia experiencia en su campo y se especializan en la gestión de datos dentro de funciones empresariales específicas, como ventas, marketing o recursos humanos. Colaboran con los responsables de esos departamentos para consensuar las definiciones de datos, establecer métricas de calidad y garantizar que las operaciones diarias cumplan las políticas de gobernanza pertinentes.

Administradores de datos técnicos

Los administradores de datos técnicos aportan su amplio dominio de los sistemas y las tecnologías de datos a sus funciones de administración, lo que incluye experiencia en bases de datos y almacenes de datos, pipelines de extracción, transformación y carga (ETL) y plataformas de integración. Implementan controles técnicos de calidad de datos, mantienen los sistemas y las arquitecturas de datos, y garantizan el movimiento seguro de los datos entre plataformas.

Administradores de datos operativos

Los administradores de datos operativos gestionan tareas de datos diarias, como la supervisión de métricas de calidad, la actualización de la documentación y la resolución de problemas de datos. Desempeñan un papel fundamental a la hora de encontrar y abordar los problemas de calidad de los datos desde el principio, antes de que puedan afectar negativamente a las operaciones comerciales.

Administradores de metadatos

Los administradores de metadatos se encargan de gestionar y mantener los metadatos, es decir, los datos que describen otros datos. Registran los detalles de creación de los metadatos, evalúan su calidad y garantizan su precisión, lo que ayuda a los usuarios de toda la organización a comprender y confiar en los datos con los que trabajan.

La administración de datos aporta valor estratégico a las organizaciones, ya que estas dependen cada vez más de datos precisos para la toma de decisiones empresariales y las iniciativas de IA. El trabajo de los administradores de datos puede mejorar sustancialmente la calidad, la precisión y la fiabilidad de los datos, lo que ayuda a las organizaciones a reducir errores y mejorar la eficiencia operativa.

Los administradores de datos ayudan a las organizaciones a cumplir las normativas de privacidad de datos, en constante evolución, mediante la implementación de clasificaciones de seguridad, la gestión de controles de acceso y la documentación de las prácticas de tratamiento de datos.

La administración de datos también tiene un efecto beneficioso en la cultura de datos de una organización, ya que los administradores de datos facilitan la comunicación entre los equipos técnicos y las partes interesadas no técnicas. Esto ayuda a acabar con los silos organizativos y garantiza que todos los equipos utilicen los activos de datos de forma adecuada.

La administración de datos sienta las bases para unas iniciativas de IA responsable, que requieren grandes cantidades de datos de alta calidad. Los administradores de datos desempeñan un papel clave a la hora de garantizar que la IA funcione de forma eficaz, cumpla las normativas y se ajuste a los estándares éticos.

La gobernanza de datos y la administración de datos no son lo mismo, pero están estrechamente relacionadas y se complementan entre sí.

La gobernanza de datos se centra en el desarrollo de políticas, estándares y procedimientos que guían la gestión de datos en una organización. Es una función de alto nivel que se ocupa de la supervisión y el establecimiento de reglas formales en torno a cuestiones como la propiedad, la seguridad, la privacidad y el uso aceptable de los datos. Las políticas y decisiones de gobernanza de datos se toman normalmente a nivel ejecutivo.

La administración de datos implica la ejecución práctica y directa del marco de gobernanza de una organización. Los administradores de datos garantizan que se sigan los principios del marco de gobernanza mediante la implementación de reglas, la supervisión del cumplimiento y la resolución de problemas de calidad de los datos.

Ambas son esenciales para una gestión de datos eficaz: la gobernanza de datos proporciona la hoja de ruta y la administración de datos se asegura de que la organización la siga.

El desarrollo y la implementación de un programa de administración de datos pueden plantear una serie de desafíos:

Falta de propiedad y responsabilidad claras

La falta de claridad en torno a quién es responsable de qué datos puede dar lugar a prácticas incoherentes y a un mal manejo de los datos. El departamento de tecnología de la información (TI) podría dar por sentado que las unidades de negocio gestionan sus propios datos, mientras que esos mismos usuarios no técnicos podrían suponer que TI lo gestiona todo. Esta ambigüedad en torno a quién le corresponda esa responsabilidad puede ocasionar que los datos esenciales no se gestionen o se gestionen mal.

Resistencia al cambio y a la adopción

El despliegue de una iniciativa de administración de datos puede convertirse en un ejercicio de gestión del cambio, ya que puede haber resistencia interna a la adopción de nuevas políticas y responsabilidades. A las unidades de negocio puede molestarles la pérdida de autonomía percibida sobre sus datos, y los empleados pueden resistirse a que se añadan tareas adicionales a su carga de trabajo. Para vencer esta resistencia cultural, se requiere un fuerte apoyo de la dirección y una comunicación clara sobre las ventajas de un programa sólido de administración de datos.

Datos fragmentados en distintos sistemas

Los silos de datos son perjudiciales para cualquier organización, pero sobre todo plantean un reto para los administradores de datos, que deben lidiar con la complejidad de tener activos de datos repartidos en varios sistemas, plataformas e incluso hojas de cálculo. Esto dificulta que los administradores de datos tengan una visión unificada de los datos que deben gestionar.

Formación y recursos limitados

Los administradores de datos necesitan una formación adecuada para hacer su trabajo de forma eficaz, pero las organizaciones suelen subestimar el tiempo y los recursos necesarios para que se pongan al día. Los administradores deben recibir la formación necesaria en ámbitos como las políticas de gobernanza de datos y los principios de gestión de datos. Sin la formación y las herramientas adecuadas, los administradores de datos pueden tener dificultades para cumplir con sus responsabilidades, sobre todo si el trabajo de administración se ha añadido a un workload existente.